Página con contenidos referentes a la jornada de trabajo con evaluadores/as de 5S Digital centrada en el uso de herramientas (software) de apoyo.

Contenidos de esta página: Programa de trabajo | Participantes | Actividades a las que dar soporte con herramientas | Algunas observaciones sobre las "herramientas"

Programa de trabajo

• Objetivo de la sesión
• Presentación de herramientas/aplicaciones que utilizamos en nuestras empresas para facilitar la implantación y mantenimiento de las 5S.
• Presentación de herramientas descritas en la Wiki 5S Digitales.
• Ejercicios prácticos de utilización de algunas herramientas de las que se ha hablado anteriormente.
• Próximos pasos: Valoración consensuada de herramientas más utilizadas y mejor valoradas.

Participantes

• Gobierno Vasco - Ana Isabel Vitorica Leoz
• Ertzaintza - Arantza Bruña Rubio
• ELAY S.L - Elena Markotegi Mendiola
• Ertzaintza - Iker Legardon Vellido
• FAGOR ARRASATE S.COOP - Iván Rincón Ercilla
• Gobierno vasco - Josu San Juan Hervás
• Fundación CTA - Leticia Uriarte Beitia
• Gobierno Vasco - Maite Barrio Martinez
• Ertzaintza - Marta Madrid Argüeso
• Euskalit - Jon Campos, Unai Sánchez
• Profesores KnowInn 5S Digitales - Venan Llona (ASLE), Julen Iturbe-Ormaetxe (Consultoría Artesana en Red)

Actividades a las que dar soporte con herramientas

Lista de actividades propias de cada una de las 5S para las que que sería conveniente, en la medida de lo posible, disponer de aplicaciones de apoyo.

1S

• indexar una unidad de red, una carpeta o lo que sea
• localizar innecesarios (duplicados, no usados en cierto plazo de tiempo...)
• localizar ficheros "problemáticos" (demasiado grandes, mal identificados por nombres largos, accesos directos rotos...)

2S

• creación de estructuras de carpetas/subcarpetas
• nombrado/renombrado masivo de documentos
• gestión de versiones de documentos
• acortador de nomebres de ficheros/carpetas
• "bajar" el tamaño de ficheros en bloque (compresión de imágenes)
• optimización de búsquedas
• filtros y etiquetas en correo electrónico
• ubicación de iconos asociados a macros (p.e. en ofimática tradicional)

3S

• limpiezas automatizadas (carpetas vacías, duplicados, ficheros/carpetas no usados, temporales, descargas, enviados a papelera...)
• antivirus
• copias de seguridad
• gestión de contraseñas
• seguridad en ofimática (contraseñas en ficheros, encriptado...)

4S

• asignar color/icono a ficheros y carpetas
• automatizar ciertas búsquedas de documentos/carpetas para activar alertas

5S

• scripts para realizar tareas cada cierto tiempo

Otras herramientas "genéricas" de 5S

• trabajo con pdfs
• búsquedas avanzadas
• ofimática colaborativa (trabajo síncrono)
• soluciones de almacenamiento en la nube como soporte para trabajo en movilidad

Algunas observaciones sobre las "herramientas"

• Paso previo: política de seguridad/permisos/administración del sistema corporativa.
• No demonizar ni a los usuarios ni a los facilitadores ni a los informáticos ni a los responsables (jefes) sin el concurso de cada uno de ellos el sistema no funciona.
• No vincular todo a los KnowInn, nosotros utilizamos una metodología "oficial" pero cada organización puede haber adoptado una metodología propia en base a su propio conocimiento de las 5S.
• Recuperar en todo caso el sentido común, ¿tú cómo lo harías si fuera en 5S físicas? No dejemos que las herramientas nos distraigan del objetivo, no seamos esclavos de las herramientas y tengamos en cuenta que si imponemos a un usuario y a éste no le convence o le resulta complejo, se buscará la vida fuera del sistema.
• La mejor herramienta es aquella que te sirve para lo que tú necesitas. No debes hacer nada a lo que te obligue una herramienta por el hecho de la propia herramienta. Utilizar siempre el sentido común y la metodología dentro de lo posible.
• Acotar los ámbitos sobre los que se realizan las experiencias piloto. No apliques una herramienta nueva sobre una zona "en producción"; testéala sobre una zona determinada y controlada.
• Recordemos especialmente los problemas respecto al movimiento de archivos y carpetas o su renombrado cuando existen dependencias entre archivos (hiperenlaces).